VERPFLEGUNGSMEHRAUFWAND

Eine junge Frau mit langen, welligen Haaren, die an einem gemütlichen Tisch in einem Café oder Restaurant sitzt. Sie lächelt entspannt und genießt offenbar ihre Mahlzeit, während sie einen Bissen Essen auf einer Gabel hält. Ihre Augen sind leicht geschlossen, was auf einen Moment des Genusses und der Zufriedenheit hindeutet.

Verpflegungsmehraufwand: Was Arbeitnehmende wissen müssen

In der heutigen globalisierten Arbeitswelt sind viele Arbeitnehmende regelmäßig beruflich unterwegs. Sei es für ein Meeting in einer anderen Stadt, ein Projekt im Ausland oder eine Schulung in einem anderen Bundesland – die berufliche Mobilität bringt nicht nur neue Erfahrungen und Herausforderungen, sondern auch zusätzliche Kosten mit sich. Eine dieser Kostenarten ist der Verpflegungsmehraufwand, der häufig unterschätzt wird. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, was es mit dem Verpflegungsmehraufwand auf sich hat, welche Regelungen es gibt und wie dieser in der Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt berücksichtigt wird.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die Arbeitnehmenden entstehen, wenn sie aus beruflichen Gründen nicht zu Hause oder am üblichen Arbeitsort essen können. Diese Mehraufwendungen sind steuerlich relevant, da sie im Rahmen der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden können. Ziel ist es, die höheren Kosten für Verpflegung während einer beruflichen Reise zumindest teilweise zu kompensieren.

Gesetzliche Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand

Die gesetzlichen Grundlagen zum Verpflegungsmehraufwand sind im Einkommenssteuergesetz (EStG) geregelt. Insbesondere § 9 EStG spielt hierbei eine zentrale Rolle. Er besagt, dass Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten als Werbungskosten abgesetzt werden können. Dabei gibt es feste Pauschalen, die je nach Dauer der Abwesenheit und dem Zielland variieren.

Inlandsreisen (Stand 2024)

Für beruflich bedingte Reisen innerhalb Deutschlands gelten folgende Pauschalen:

Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro
An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen: 14 Euro

Auslandsreisen

Bei Auslandsreisen variieren die Pauschalen je nach Zielland. Die Finanzverwaltung veröffentlicht jährlich eine Tabelle mit den jeweils gültigen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwand im Ausland. Diese Beträge orientieren sich an den Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landes und können erheblich von den deutschen Pauschalen abweichen.

Das Bild zeigt ein weißes Fahrrad, das an einem Straßenschild mit der Aufschrift “FOLLOW THAT DREAM” inmitten einer tropischen Umgebung mit vielen Palmen angelehnt ist. Die Szene strahlt ein Gefühl von Abenteuer und Zielstrebigkeit aus, indem sie dazu ermutigt, seinen Träumen zu folgen. Der Verpflegungsmehraufwand kann als notwendiger Begleiter auf solchen Reisen gesehen werden, da er die zusätzlichen Kosten für Verpflegung abdeckt und es ermöglicht, sich voll auf das Erreichen der eigenen Ziele und Träume zu konzentrieren.

Voraussetzungen für den Abzug von Verpflegungsmehraufwand

Damit Arbeitnehmende den Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit: Die Reise muss aus beruflichen Gründen erfolgen.
Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte: Der oder die Arbeitnehmende muss länger als 8 Stunden von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend sein.
Kein Verpflegungszuschuss des Arbeitgebenden: Wenn der Arbeitgebende bereits Verpflegung stellt oder Verpflegungspauschalen steuerfrei erstattet, kann kein zusätzlicher Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden.

Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Praxisbeispiel

Nehmen wir an, ein Arbeitnehmender ist für drei Tage auf einer Geschäftsreise in München. Er reist am Montag um 9 Uhr ab und kehrt am Mittwoch um 18 Uhr zurück. Wie wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet?

Montag (Anreisetag): 14 Euro
Dienstag (voller Tag): 28 Euro
Mittwoch (Abreisetag): 14 Euro

Insgesamt kann der Arbeitnehmende für diese Reise 56 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Besonderheiten und Tipps

Kürzung der Pauschalen

Wenn der Arbeitgebende Mahlzeiten zur Verfügung stellt (z.B. im Hotel oder bei einer Konferenz), müssen die Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Die Kürzung beträgt:

20% für ein Frühstück
40% für ein Mittag- oder Abendessen

Diese Kürzung ist unabhängig von den tatsächlichen Kosten der Mahlzeiten.

Reisekostenrichtlinien im Unternehmen

Es ist sinnvoll, dass Unternehmen klare Richtlinien für Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand festlegen. Diese Richtlinien sollten den Arbeitnehmenden transparent kommuniziert werden. Eine gute Praxis ist es, regelmäßig Schulungen und Informationsveranstaltungen zu diesem Thema anzubieten.

Nutzung von Softwarelösungen

Moderne Softwarelösungen können die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand erheblich erleichtern. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit, Pauschalen automatisch zu berechnen, sondern auch die Integration in die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dadurch wird der administrative Aufwand reduziert und die Fehlerquote minimiert.

Das Bild zeigt eine Glühbirne im Vordergrund, die so platziert ist, dass die untergehende Sonne perfekt in der Mitte der Glühbirne erscheint und sie zum Leuchten bringt. Der Sonnenuntergang im Hintergrund taucht den Himmel in warme Farben von Orange, Rosa und Blau, während das Meer im unteren Teil des Bildes zu sehen ist. Diese Szene symbolisiert Kreativität und Inspiration, ähnlich wie der Verpflegungsmehraufwand eine clevere und notwendige Lösung darstellt, um Arbeitnehmern die zusätzlichen Kosten für Verpflegung während dienstlicher Reisen zu erstatten.

Fazit

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein wichtiger Aspekt der Reisekostenabrechnung, der sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende von Bedeutung ist. Eine korrekte Abrechnung sorgt nicht nur für eine faire Erstattung der entstandenen Kosten, sondern auch für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme auf dem neuesten Stand sind und die Mitarbeitenden umfassend über die Regelungen informiert sind.

Durch klare Richtlinien und den Einsatz moderner Technologie kann die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand effizient und korrekt gestaltet werden, was letztlich zur Zufriedenheit aller Beteiligten beiträgt.

Du möchtest Deine Lohnbuchhaltung auf das nächste Level bringen? Mit Deinem persönlichen Payroll Profi von easylohn, kannst Du Dich auf Dein Kerngeschäft konzentrieren, während wir uns um die Details kümmern. Profitiere von unserer Expertise und modernster Technologie, um Fehler zu vermeiden und den administrativen Aufwand zu minimieren.

Kontaktiere uns noch heute und erfahre, wie wir Dein Unternehmen unterstützen können. Lass uns gemeinsam dafür sorgen, dass Deine Mitarbeitenden stets korrekt, pünktlich und problemlos entlohnt werden!

Jetzt unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren und von unserer Expertise profitieren!