Kurzarbeit abrechnen: So funktioniert die KuG-Berechnung
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Du willst Kurzarbeit abrechnen und brauchst eine klare Linie für Kurzarbeitergeld, Soll-Entgelt, Ist-Entgelt, Sozialversicherung und Erstattung? Oder du planst Kurzarbeit und möchtest von Anfang an vermeiden, dass Anzeige, Abrechnung oder Antrag später zu Rückfragen führen? Dann brauchst du einen sauberen Ablauf.
Kurzarbeit verändert die normale Lohnabrechnung deutlich. Statt nur Arbeitsentgelt, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen, ermittelst du zusätzlich den Arbeitsausfall, das Soll-Entgelt, das Ist-Entgelt und das Kurzarbeitergeld. Außerdem musst du die Unterlagen so dokumentieren, dass die Agentur für Arbeit den Erstattungsantrag nachvollziehen kann.
In diesem Beitrag erfährst du, wie Arbeitgeber Kurzarbeit abrechnen, welche Daten du brauchst, wie die KuG-Berechnung funktioniert und welche Fehler besonders häufig entstehen. Wenn du zunächst die normale Lohnabrechnung verstehen möchtest, lies zuerst unseren Guide Lohnabrechnung erstellen [→ LG-04].
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Kurzarbeit abrechnen bedeutet: Du stellst für jeden Abrechnungsmonat das reguläre Soll-Entgelt dem tatsächlich erzielten Ist-Entgelt gegenüber. Danach berechnest du aus dem pauschalierten Nettoentgeltausfall das Kurzarbeitergeld. Grundsätzlich ersetzt die Agentur für Arbeit 60 % des ausgefallenen pauschalierten Nettoentgelts; bei Beschäftigten mit mindestens einem Kind sind es 67 %.
Für Arbeitgeber zählt deshalb nicht nur die reine Berechnung. Du musst Kurzarbeit rechtlich einführen, den Arbeitsausfall anzeigen, Arbeitszeiten sauber erfassen, die Lohnabrechnung korrekt erstellen und anschließend den Erstattungsantrag stellen. Je besser diese Schritte zusammenspielen, desto weniger Korrekturen entstehen später.
Was ist Kurzarbeit?
Kurzarbeit liegt vor, wenn ein Betrieb die regelmäßige Arbeitszeit vorübergehend reduziert, weil ein erheblicher Arbeitsausfall entsteht. Beschäftigte arbeiten dann weniger Stunden als vertraglich vereinbart oder in einzelnen Fällen gar nicht. Für den entstehenden Entgeltausfall kann Kurzarbeitergeld einen Teil des Nettoverlusts ausgleichen.
Für Arbeitgeber ist Kurzarbeit ein Instrument, um Personal zu halten, obwohl Aufträge, Umsatz oder Produktionsvolumen vorübergehend zurückgehen. Gleichzeitig bleibt Kurzarbeit ein anspruchsvoller Payroll-Prozess, weil die Abrechnung nicht nur interne Entgeltdaten, sondern auch die Vorgaben der Agentur für Arbeit berücksichtigen muss.
Wann können Arbeitgeber Kurzarbeit abrechnen?
Du kannst Kurzarbeit nicht beliebig abrechnen. Zuerst prüfst du, ob die Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld vorliegen. Dazu gehören insbesondere ein erheblicher Arbeitsausfall, ein Entgeltausfall, die betriebliche Betroffenheit und die rechtzeitige Anzeige bei der zuständigen Agentur für Arbeit.
Außerdem brauchst du eine arbeitsrechtliche Grundlage. Diese kann sich aus einem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einer individuellen Vereinbarung mit den betroffenen Beschäftigten ergeben. Ohne diese Grundlage solltest du keine Arbeitszeit und kein Entgelt reduzieren.
Aktuelle Informationen zur Anzeige, Antragstellung und Berechnung stellt die Bundesagentur für Arbeit in ihrer Übersicht zum Kurzarbeitergeld bereit.
Welche Daten brauchst du, um Kurzarbeit abzurechnen?
Bevor du Kurzarbeit abrechnen kannst, brauchst du deutlich mehr Daten als bei einer normalen Monatsabrechnung. Neben Stammdaten und Entgeltbestandteilen zählen vor allem die geleisteten Stunden, die Ausfallstunden und die vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit.
Diese Daten solltest du monatlich vollständig erfassen:
- betroffene Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum
- vertragliche Soll-Arbeitszeit ohne Kurzarbeit
- tatsächlich geleistete Arbeitszeit im Kurzarbeitsmonat
- Ausfallstunden durch Kurzarbeit
- regelmäßiges Bruttoentgelt ohne Arbeitsausfall
- tatsächlich erzieltes Bruttoentgelt im Kurzarbeitsmonat
- Einmalzahlungen, Zuschläge und variable Entgeltbestandteile
- Kindermerkmal für den Leistungssatz von 67 %
- Nachweise zur Anzeige und zum Erstattungsantrag
Gerade die Zeiterfassung entscheidet über die Qualität der Abrechnung. Wenn Arbeitszeiten, Ausfallstunden oder Entgeltbestandteile nicht zusammenpassen, entstehen später fast zwangsläufig Rückfragen.
Kurzarbeit abrechnen: Schritt für Schritt
Wenn du Kurzarbeit abrechnen möchtest, brauchst du einen festen Ablauf. Die Berechnung bildet nur einen Teil davon. Genauso wichtig sind die arbeitsrechtliche Einführung, die Anzeige, die Dokumentation, die Auszahlung, der Erstattungsantrag und die Nachweise für spätere Prüfungen.
Die folgende Schritt-für-Schritt-Struktur zeigt den typischen Ablauf aus Arbeitgebersicht.
Schritt 1: Kurzarbeit rechtlich einführen
Zuerst klärst du, ob dein Betrieb Kurzarbeit überhaupt einführen darf. Du kannst Arbeitszeit und Entgelt nicht einseitig reduzieren, wenn keine passende Grundlage existiert. Prüfe deshalb Arbeitsverträge, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Vereinbarungen.
Bei Unternehmen mit Betriebsrat spielt außerdem die Mitbestimmung eine wichtige Rolle. In diesem Fall sollten Arbeitgeber und Betriebsrat die betroffenen Bereiche, den Zeitraum, die Ausfallquote und die praktische Umsetzung sauber regeln.
Schritt 2: Arbeitsausfall anzeigen
Danach zeigst du den Arbeitsausfall bei der zuständigen Agentur für Arbeit an. Diese Anzeige bildet eine zentrale Voraussetzung für Kurzarbeitergeld. Erst wenn die Agentur für Arbeit die Voraussetzungen dem Grunde nach bestätigt, kannst du für die betroffenen Monate Kurzarbeitergeld abrechnen und später die Erstattung beantragen.
Achte darauf, dass Anzeige, Zeitraum und betroffene Organisationseinheiten zur späteren Abrechnung passen. Sonst stimmen die gemeldeten Daten nicht mit den Lohnunterlagen überein.
Schritt 3: Soll-Entgelt und Ist-Entgelt ermitteln
Das Soll-Entgelt beschreibt das beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne Arbeitsausfall erzielt hätte. Das Ist-Entgelt beschreibt das tatsächliche Bruttoarbeitsentgelt im Kurzarbeitsmonat. Aus diesen beiden Größen ergibt sich der Entgeltausfall.
Dieser Schritt wirkt auf den ersten Blick einfach. In der Praxis musst du jedoch Zuschläge, variable Entgeltbestandteile, Einmalzahlungen und Besonderheiten im Arbeitszeitmodell sorgfältig prüfen. Andernfalls berechnest du Kurzarbeitergeld auf einer falschen Grundlage.
Schritt 4: Kurzarbeitergeld berechnen
Für die KuG-Berechnung vergleichst du das pauschalierte Netto aus dem Soll-Entgelt mit dem pauschalierten Netto aus dem Ist-Entgelt. Auf die Differenz wendest du den passenden Leistungssatz an: grundsätzlich 60 %, mit mindestens einem Kind 67 %.
Die Berechnung nutzt pauschalierte Nettoentgelte und folgt nicht einfach der privaten Nettoabrechnung des einzelnen Mitarbeiters. Deshalb können Beschäftigte den Betrag nicht zuverlässig mit einer einfachen Brutto-Netto-Rechnung nachrechnen.
Schritt 5: Lohnabrechnung mit Kurzarbeitergeld erstellen
In der Monatsabrechnung führst du das tatsächlich erzielte Arbeitsentgelt und das Kurzarbeitergeld getrennt aus. Das Kurzarbeitergeld ersetzt Entgelt und zählt nicht wie normaler Arbeitslohn. Gleichzeitig musst du Lohnsteuer, Sozialversicherung und Progressionsvorbehalt korrekt berücksichtigen.
Für Beschäftigte sollte die Abrechnung nachvollziehbar zeigen, welches Entgelt sie durch tatsächliche Arbeit erhalten und welcher Betrag als Kurzarbeitergeld hinzukommt. Dadurch sinkt die Zahl der Rückfragen deutlich.
Schritt 6: Antrag auf Erstattung stellen
Der Arbeitgeber zahlt das Kurzarbeitergeld zunächst mit der Lohnabrechnung an die Beschäftigten aus. Anschließend stellt er für den jeweiligen Abrechnungsmonat den Erstattungsantrag bei der Agentur für Arbeit. Die Werte im Antrag müssen zu den Lohnunterlagen, Arbeitszeitnachweisen und Abrechnungen passen.
Bewahre deshalb alle relevanten Nachweise sorgfältig auf. Bei späteren Prüfungen musst du zeigen können, wie du Arbeitsausfall, Soll-Entgelt, Ist-Entgelt und Kurzarbeitergeld ermittelt hast.
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Jetzt beraten lassen Wie funktioniert die KuG-Berechnung?
Die KuG-Berechnung nutzt den Nettoentgeltausfall. Vereinfacht gesagt vergleichst du zwei pauschalierte Nettowerte: das Netto ohne Kurzarbeit und das Netto mit der tatsächlich geleisteten Arbeit. Die Differenz bildet den maßgeblichen Ausfall.
Darauf wendest du den Leistungssatz an. Beschäftigte ohne Kind erhalten grundsätzlich 60 % des ausgefallenen pauschalierten Nettoentgelts. Beschäftigte mit mindestens einem Kind erhalten grundsätzlich 67 %. Weil die Berechnung pauschaliert erfolgt, kann das Ergebnis vom individuellen Nettogefühl abweichen.
Für Arbeitgeber ist deshalb wichtig: Die Lohnabrechnung muss nicht nur den Auszahlungsbetrag liefern, sondern auch die Berechnung für den Erstattungsantrag stützen. Deshalb sollten Soll-Entgelt, Ist-Entgelt und Ausfallstunden lückenlos dokumentiert sein.
Welche Fehler passieren bei Kurzarbeit besonders häufig?
Beim Kurzarbeit abrechnen entstehen Fehler häufig durch eine ganze Kette kleiner Ungenauigkeiten. Zuerst passt die Anzeige nicht zum Zeitraum. Danach stimmen Arbeitszeiten oder Ausfallstunden nicht exakt. Schließlich weichen Soll-Entgelt, Ist-Entgelt oder Antrag von der Lohnabrechnung ab.
Typische Fehler sind:
- Kurzarbeit ohne ausreichende arbeitsrechtliche Grundlage
- unvollständige oder verspätete Anzeige des Arbeitsausfalls
- nicht dokumentierte Ausfallstunden
- falsches Soll-Entgelt bei variabler Vergütung
- falsches Ist-Entgelt bei Zuschlägen oder Sonderfällen
- fehlendes Kindermerkmal für den höheren Leistungssatz
- abweichende Werte zwischen Lohnabrechnung und Erstattungsantrag
- fehlende Nachweise für spätere Prüfungen
Wenn du diese Punkte früh prüfst, reduzierst du Korrekturen und vermeidest unnötige Rückfragen der Agentur für Arbeit.
Kurzarbeit abrechnen: Checkliste für Arbeitgeber
Mit dieser Checkliste prüfst du, ob die wichtigsten Punkte vor der Abrechnung vorbereitet sind:
- Rechtsgrundlage für Kurzarbeit geprüft
- betroffene Beschäftigte und Zeiträume festgelegt
- Arbeitsausfall bei der Agentur für Arbeit angezeigt
- Rückmeldung der Agentur für Arbeit dokumentiert
- Soll-Arbeitszeit und Ist-Arbeitszeit erfasst
- Ausfallstunden je Arbeitnehmer dokumentiert
- Soll-Entgelt und Ist-Entgelt geprüft
- Kindermerkmal für den Leistungssatz berücksichtigt
- Kurzarbeitergeld in der Lohnabrechnung ausgewiesen
- Erstattungsantrag mit den Abrechnungsdaten abgeglichen
- Nachweise für spätere Prüfungen gespeichert
Diese Liste ersetzt keine fachliche Prüfung. Sie hilft dir jedoch dabei, den Monatsprozess strukturiert zu steuern.
Häufig gestellte Fragen zum Kurzarbeit abrechnen
Wie kann ein Arbeitgeber Kurzarbeit abrechnen?
Ein Arbeitgeber rechnet Kurzarbeit ab, indem er für jeden Monat Soll-Entgelt, Ist-Entgelt und den Nettoentgeltausfall ermittelt. Danach zahlt er das Kurzarbeitergeld mit der Lohnabrechnung aus und beantragt die Erstattung bei der Agentur für Arbeit.
Wie hoch ist das Kurzarbeitergeld?
Kurzarbeitergeld beträgt grundsätzlich 60 Prozent des ausgefallenen pauschalierten Nettoentgelts. Hat der Arbeitnehmer mindestens ein Kind, steigt der Leistungssatz auf 67 Prozent.
Was ist der Unterschied zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt?
Das Soll-Entgelt beschreibt das beitragspflichtige Brutto, das der Arbeitnehmer ohne Arbeitsausfall verdient hätte. Das Ist-Entgelt beschreibt das tatsächlich erzielte Brutto im Kurzarbeitsmonat.
Muss ein Arbeitgeber Kurzarbeit vorher anzeigen?
Ja. Arbeitgeber müssen den Arbeitsausfall vor dem Erstattungsantrag bei der zuständigen Agentur für Arbeit anzeigen. Ohne diese Anzeige fehlt die Grundlage für Kurzarbeitergeld.
Wer zahlt das Kurzarbeitergeld aus?
Der Arbeitgeber zahlt das Kurzarbeitergeld zuerst an die Beschäftigten aus. Anschließend stellt er den Erstattungsantrag und erhält die anerkannten Beträge von der Agentur für Arbeit zurück.
Kann easylohn Kurzarbeit abrechnen?
Ja. easylohn unterstützt Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung während Kurzarbeit, bei der Aufbereitung der relevanten Abrechnungsdaten und bei der korrekten monatlichen Umsetzung im Payroll-Prozess.
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- Kurzarbeit abrechnen: Die Kurzantwort
- Was ist Kurzarbeit?
- Wann können Arbeitgeber Kurzarbeit abrechnen?
- Welche Daten brauchst du, um Kurzarbeit abzurechnen?
- Kurzarbeit abrechnen: Schritt für Schritt
- Wie funktioniert die KuG-Berechnung?
- Welche Fehler passieren bei Kurzarbeit besonders häufig?
- Kurzarbeit abrechnen: Checkliste für Arbeitgeber
- Häufig gestellte Fragen zum Kurzarbeit abrechnen