Im Arbeitsalltag spielt der Lohn eine zentrale Rolle. Doch neben dem klassischen Gehalt gibt es auch andere Formen der Entlohnung, die nicht direkt als Geldleistung ausgezahlt werden, jedoch für die Mitarbeitenden von großem Wert sind. Diese zusätzlichen Leistungen werden als geldwerter Vorteil bezeichnet. Sie sind ein fester Bestandteil vieler moderner Vergütungssysteme, bei denen Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden durch verschiedene Sachleistungen einen Mehrwert bieten.

Was versteht man unter einem geldwerten Vorteil?

Ein geldwerter Vorteil ist eine Sach- oder Dienstleistung, die Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt zur Verfügung stellen. Er gilt als Teil der Vergütung, obwohl keine direkte Geldzahlung erfolgt. Beispiele für geldwerte Vorteile sind Firmenwagen, Essensgutscheine, Gesundheitsleistungen oder auch die private Nutzung von betrieblichen Geräten wie Laptops oder Smartphones.

Diese Leistungen sind für die Arbeitnehmenden attraktiv, da sie oft einen monetären Vorteil bieten, der steuerlich günstiger als eine Gehaltserhöhung sein kann. Doch genau hier liegt auch die Herausforderung: geldwerte Vorteile sind steuer- und sozialversicherungspflichtig, sofern keine speziellen Freibeträge oder Pauschalversteuerungen greifen. Daher müssen diese Leistungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt erfasst werden.

Beispiele für geldwerte Vorteile

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Mitarbeitenden geldwerte Vorteile anzubieten. Zu den häufigsten zählen:

• Firmenwagen: Wird ein Fahrzeug vom Unternehmen zur Verfügung gestellt und darf dies privat genutzt werden, entsteht ein geldwerter Vorteil. Der Wert des Vorteils wird in der Regel nach der sogenannten 1%-Regelung berechnet, die monatlich 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerten Vorteil ansieht.
• Essensgutscheine und Kantinenzuschüsse: Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden Verpflegungszuschüsse an, beispielsweise durch Essensgutscheine oder eine subventionierte Kantine. Pro Arbeitstag können diese Zuwendungen bis zu einem bestimmten Betrag steuerfrei sein.
• Dienstwohnungen: Wenn Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden eine Unterkunft zur Verfügung stellen, stellt dies ebenfalls einen geldwerten Vorteil dar. Die Berechnung erfolgt hier auf Basis des ortsüblichen Mietpreises.
• Betriebliche Gesundheitsförderung: Auch Gesundheitsmaßnahmen wie Fitnessstudiozuschüsse oder die Teilnahme an Gesundheitskursen können als geldwerter Vorteil gewertet werden, wobei bestimmte Freibeträge gelten, bis zu denen diese Leistungen steuerfrei bleiben.
• Jobtickets: Immer mehr Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden vergünstigte oder kostenlose Tickets für den öffentlichen Nahverkehr an. Auch hier gibt es Steuerfreibeträge, sofern die Fahrkarten im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen.

Wie wird der geldwerte Vorteil ermittelt?

Um den Wert eines geldwerten Vorteils zu ermitteln, gibt es klare Vorgaben. Der Sachbezugswert ist die Grundlage für die Bewertung von Sachleistungen. Der Bundesfinanzhof und das Finanzamt geben regelmäßig Sachbezugswerte für verschiedene Leistungen vor, die Arbeitgebende beachten müssen.

Beim Firmenwagen wird der Vorteil, wie bereits erwähnt, meist nach der 1%-Regelung berechnet. Alternativ können die tatsächlich anfallenden Kosten des Fahrzeugs und die gefahrenen Kilometer erfasst werden, was jedoch aufwendiger ist. Für die private Nutzung eines Laptops oder Smartphones hingegen wird in der Regel der Marktwert des Geräts zugrunde gelegt.

Steuerliche Behandlung von geldwerten Vorteilen

Geldwerte Vorteile sind grundsätzlich steuerpflichtig. Sie werden dem Bruttogehalt zugerechnet und unterliegen somit der Einkommenssteuer. Allerdings gibt es für einige Sachleistungen Freibeträge oder die Möglichkeit der Pauschalversteuerung, die den geldwerten Vorteil für Arbeitnehmende attraktiver machen können.

• Freibeträge: Für bestimmte Sachleistungen, wie zum Beispiel die Gesundheitsförderung, gelten Steuerfreibeträge, bis zu denen keine Steuer anfällt. Das heißt, solange der Wert der Leistung unterhalb des Freibetrags bleibt, müssen Arbeitnehmende keine zusätzlichen Steuern zahlen.
• Pauschalversteuerung: Bei einigen Zuwendungen wie Jobtickets oder Sachgeschenken können Arbeitgebende die Steuer pauschal übernehmen. Dies führt dazu, dass die Mitarbeitenden keine zusätzlichen Steuerbelastungen tragen müssen, was die Attraktivität solcher Leistungen erhöht.

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Neben der steuerlichen Behandlung müssen geldwerte Vorteile auch sozialversicherungsrechtlich berücksichtigt werden. Der geldwerte Vorteil wird dem Bruttogehalt hinzugerechnet und erhöht damit die Bemessungsgrundlage für Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Auch hier gelten jedoch für bestimmte Leistungen Freibeträge, die die Belastung verringern können.

Geldwerter Vorteil in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die korrekte Erfassung und Abrechnung von geldwerten Vorteilen ist ein zentraler Aspekt der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Arbeitgebende sind verpflichtet, geldwerte Vorteile ordnungsgemäß in der monatlichen Abrechnung der Mitarbeitenden aufzuführen und sowohl die Lohnsteuer als auch die Sozialversicherungsbeiträge entsprechend abzuführen.

Für Arbeitgebende bedeutet dies einen erhöhten Verwaltungsaufwand, insbesondere wenn verschiedene Sachleistungen angeboten werden. Ein professionelles Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem kann hier Abhilfe schaffen. Moderne Systeme bieten Funktionen zur automatisierten Erfassung und Berechnung von geldwerten Vorteilen, sodass Fehler bei der Abrechnung vermieden werden. Zudem stellen sie sicher, dass alle relevanten Freibeträge und Pauschalen korrekt berücksichtigt werden. Für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden attraktive Zusatzleistungen bieten wollen, ist die Implementierung eines solchen Systems essenziell, um die Abrechnungen effizient und gesetzeskonform zu gestalten.

Warum geldwerte Vorteile für Arbeitgebende interessant sind

Geldwerte Vorteile bieten nicht nur den Arbeitnehmenden einen Mehrwert, sondern auch den Arbeitgebenden. Sie können ein wichtiger Bestandteil einer modernen Vergütungsstrategie sein und helfen, qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen und langfristig an das Unternehmen zu binden. Darüber hinaus sind sie in vielen Fällen kosteneffizienter als direkte Gehaltserhöhungen, da sie oft steuerlich begünstigt sind.

Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels können geldwerte Vorteile als Instrument dienen, um sich als attraktiver Arbeitgebender zu positionieren. Sie ermöglichen es Unternehmen, auf individuelle Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen und ihnen Leistungen anzubieten, die über das reine Gehalt hinausgehen.

Fazit

Geldwerte Vorteile sind eine vielseitige Möglichkeit, Mitarbeitenden über das klassische Gehalt hinaus attraktive Zusatzleistungen zu bieten. Sie stellen für Arbeitgebende ein flexibles und steuerlich optimiertes Vergütungselement dar, das sowohl die Motivation der Mitarbeitenden steigern als auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöhen kann. Gleichzeitig ist eine korrekte Erfassung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung entscheidend, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und den administrativen Aufwand zu minimieren.

Unternehmen, die geldwerte Vorteile in ihr Vergütungssystem integrieren wollen, sollten sich daher umfassend mit den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekten auseinandersetzen und gegebenenfalls auf ein professionelles Lohnabrechnungssystem zurückgreifen.

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