In einer Zeit, in der Digitalisierung und Effizienz in der Arbeitswelt immer wichtiger werden, suchen Arbeitgebende und Arbeitnehmende gleichermaßen nach optimierten Prozessen. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bietet hierbei eine vielversprechende Option. Diese Innovation ermöglicht es Unternehmen, den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit digital zu verwalten und somit den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Was genau ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Die eAU ist ein digitales Verfahren, bei dem die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die zuvor in Papierform ausgestellt wurde, elektronisch an die Krankenkassen und Arbeitgeber übermittelt wird. Diese Maßnahme soll den bürokratischen Aufwand reduzieren und die Prozesse sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende vereinfachen.

Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Bei einer Erkrankung geht der Arbeitnehmende wie gewohnt zum Arzt. Der Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus und übermittelt diese elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Seit dem 1. Januar 2023 erhalten auch die Arbeitgebenden die AU-Daten von der Krankenkasse elektronisch. Der Arbeitnehmende muss den Arbeitgebenden lediglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren, ohne die Bescheinigung in Papierform einzureichen.

Vorteile der eAU für Arbeitnehmende

• Vereinfachte Prozesse: Arbeitnehmenden müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr physisch bei ihrem Arbeitgebenden einreichen.
• Zeitersparnis: Durch den Wegfall der Papierform entfällt der Gang zum Arbeitgebenden oder das Versenden der Bescheinigung per Post.
• Datenschutz: Sensible Gesundheitsdaten werden sicher elektronisch übermittelt, was das Risiko eines Datenverlusts oder -missbrauchs verringert.

Vorteile der eAU für Arbeitgebende

• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich.
• Effizienzsteigerung: Unternehmen können die eAU direkt in ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme integrieren, was die Verarbeitung beschleunigt.
• Kostenersparnis: Durch den Wegfall des Papierverfahrens und die effizientere Verarbeitung können Unternehmen Kosten einsparen

Die Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung bei der eAU

Die Einführung der eAU erfordert eine Anpassung der Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme. Ein erfahrener Dienstleister für Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Unternehmen dabei unterstützen, diese Umstellung effizient zu bewältigen. Dies umfasst unter anderem:

• Integration der eAU in bestehende Systeme: Sicherstellung, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nahtlos in die bestehenden Lohnabrechnungsprozesse integriert wird.
• Schulung der Mitarbeitenden: Aufklärung der Mitarbeitenden über die neuen Prozesse und Unterstützung bei der Nutzung der eAU.
• Sicherstellung der Datensicherheit: Gewährleistung, dass die sensiblen Gesundheitsdaten sicher verarbeitet und gespeichert werden.

Rechtliche Aspekte der eAU

Die Einführung der eAU ist gesetzlich geregelt und unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehört die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie der spezifischen Regelungen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Fazit: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Schlüssel zu effizienteren Prozessen

Die eAU bietet eine moderne und effiziente Lösung für die Verwaltung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Sie reduziert den Verwaltungsaufwand, spart Zeit und Kosten und verbessert die Sicherheit der Datenübermittlung. Durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister für Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmen sicherstellen, dass die Umstellung auf die eAU reibungslos und gesetzeskonform verläuft. So können sie ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig die Zufriedenheit und Sicherheit ihrer Mitarbeitenden erhöhen.

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