Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist ein zentraler Bestandteil des deutschen Arbeitsrechts und dient als Absicherung für Arbeitnehmende, die aufgrund einer Erkrankung vorübergehend nicht arbeiten können. Sie gewährleistet, dass trotz Arbeitsunfähigkeit das Einkommen für einen bestimmten Zeitraum weiterläuft. Dieser Beitrag beleuchtet die rechtlichen Grundlagen, wichtige Sonderregelungen sowie die Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung bei der Umsetzung. Zudem wird ein Blick auf die Themen Aussteuerung und Erwerbsminderungsrente geworfen.

Grundlagen der Lohnfortzahlung

Die rechtliche Grundlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall bildet das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Arbeitgebende sind demnach verpflichtet, Arbeitnehmenden für bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) das volle Gehalt weiterzuzahlen, wenn diese aus gesundheitlichen Gründen arbeitsunfähig sind.

Um Anspruch auf Lohnfortzahlung zu haben, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Arbeitsverhältnis: Die oder der Mitarbeitende muss in einem bestehenden Arbeitsverhältnis stehen.
• Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit: Die Krankheit muss die alleinige Ursache für die Arbeitsunfähigkeit sein.
• Meldepflichten: Arbeitnehmende sind verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitzuteilen und spätestens ab dem vierten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen, es sei denn, die oder der Arbeitgebende verlangt diese bereits früher.
• Wartezeit: Der Anspruch entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen ununterbrochen bestanden hat.

Berechnung der Lohnfortzahlung

Die Lohnfortzahlung bemisst sich nach dem regelmäßigen Verdienst, den die oder der Arbeitnehmende ohne die Krankheit erzielt hätte. Dazu gehören:

• Das Bruttogehalt, einschließlich regelmäßig gezahlter Zuschläge (z. B. Schicht- oder Nachtzuschläge).
• Überstundenvergütungen, sofern diese vertraglich vereinbart sind und regelmäßig anfallen.

Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld werden nicht anteilig berücksichtigt.

Wiederholte Erkrankung – Die Regelung der „gleichen Krankheit“

Besonders häufig kommt die Frage auf, was passiert, wenn eine oder ein Mitarbeitender innerhalb eines Jahres mehrfach erkrankt. Grundsätzlich gilt: Liegt eine neue Erkrankung vor, beginnt der Anspruch auf sechs Wochen Lohnfortzahlung erneut. Handelt es sich jedoch um dieselbe Krankheit und ist die oder der Mitarbeitende erneut arbeitsunfähig, wird die Fortzahlung nur dann wieder aufgenommen, wenn zwischen den Krankheitsphasen mindestens sechs Monate vergangen sind oder seit Beginn der ersten Erkrankung mindestens 12 Monate verstrichen sind.

Lohnfortzahlung und die Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Umsetzung der Lohnfortzahlung stellt nicht nur juristische, sondern auch organisatorische Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Hier laufen alle relevanten Informationen zusammen, wie:

• Krankheitsdauer,
• ärztliche Bescheinigungen,
• Berechnungsgrundlagen und
• eventuelle Rückmeldungen von Krankenkassen.

Die korrekte Erfassung und Abrechnung der Lohnfortzahlung ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Mitarbeitendenzufriedenheit zu gewährleisten. Moderne Lohnabrechnungssysteme spielen hierbei eine zentrale Rolle. Sie erleichtern die automatische Berechnung von Lohnfortzahlungen und stellen sicher, dass Fristen eingehalten und Ausgleichszahlungen, etwa durch das Umlageverfahren U1, korrekt berücksichtigt werden.

Das Umlageverfahren U1: 

Für kleine und mittlere Unternehmen kann die finanzielle Belastung durch die Lohnfortzahlung erheblich sein. Daher können sie sich über das Umlageverfahren U1 einen Großteil der Kosten von der Krankenkasse erstatten lassen. Die Höhe des Erstattungsbetrags hängt vom gewählten Beitragssatz zur Umlageversicherung ab.

Übergang nach der Lohnfortzahlung: Krankengeld und Aussteuerung

Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als sechs Wochen andauert, endet die Lohnfortzahlung. Ab diesem Zeitpunkt zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Dieses beträgt in der Regel 70 % des Bruttogehalts, maximal jedoch 90 % des Nettogehalts.

Das Krankengeld wird für maximal 78 Wochen (innerhalb von drei Jahren) bei derselben Krankheit gewährt. Danach spricht man von der Aussteuerung. Arbeitnehmende, die nach der Aussteuerung weiterhin arbeitsunfähig sind, haben mehrere Optionen:

1. Rückkehr in den Beruf, sofern die Arbeitsfähigkeit wiederhergestellt ist.
2. Beantragung einer Erwerbsminderungsrente, wenn die Arbeitsfähigkeit dauerhaft eingeschränkt ist.

Erwerbsminderungsrente:

Diese wird gezahlt, wenn eine Person aufgrund gesundheitlicher Einschränkungen nur noch weniger als sechs Stunden täglich arbeiten kann. Die Höhe der Rente richtet sich nach den individuellen Beitragsjahren und dem bisherigen Einkommen.

Sonderfälle und Ausnahmen

Es gibt bestimmte Konstellationen, in denen von den allgemeinen Regelungen abgewichen wird. Dazu gehören:

• Minijobber:innen: Auch sie haben Anspruch auf Lohnfortzahlung, wobei die Berechnungsgrundlage das durchschnittliche monatliche Einkommen ist.
• Befristete Verträge: Der Anspruch endet mit dem Vertragsablauf, es sei denn, das Arbeitsverhältnis wird verlängert.
• Teilzeitbeschäftigte: Die Lohnfortzahlung bemisst sich anteilig nach dem vereinbarten Arbeitsvolumen.

Fazit

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist eine essenzielle Absicherung, die Arbeitnehmenden finanzielle Stabilität bietet und Arbeitgebende zur Fürsorge verpflichtet. Eine präzise Umsetzung dieser Regelungen ist sowohl aus juristischer als auch aus organisatorischer Sicht essenziell. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung nimmt dabei eine Schlüsselrolle ein, indem sie für eine rechtlich einwandfreie und effiziente Abwicklung sorgt.

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